Formation Outlook - Perfectionnement


1 jour | 1-OL-PERF 
 
 

Objectifs

- Maîtriser les options avancées de la messagerie

- Savoir classer, archiver et mettre des rappels sur ses messages

- Gérer plusieurs dossiers de type contacts

- Optimiser le calendrier pour créer ses propres RDV mais aussi pour envoyer des invitations

- Utiliser Outlook comme outil collaboratif au sein de mon entreprise : partage des dossiers

- Cette formation prépare aux certifications TOSA/PCIE/MOS (en sus, nous consulter)

 
 

Participants / Pré-requis

- Toute personne souhaitant améliorer ses connaissances avec Outlook et l'utiliser comme un vrai outil de travail professionnel

- Utilisation du clavier et de la souris + connaissance de l'interface Windows requises

 
 
 

Contenu

1. Généralités : rappels

  • Comment fonctionne une messagerie ?
  • Les 2 types de boite aux lettres : sur Internet sur un serveur Exchange

2. La messagerie avancée

  • Rappels sur les fonctions de base
  • Les formats du message : choix du format par défaut et comment transformer un format de message
  • Créer plusieurs signatures pour mes messages et les utiliser
  • Ajouter des options d'envoi à un message
  • Les catégories
  • Les indicateurs de suivi
  • Les conversations et leur gestion
  • Commande de contexte (à partir de la version 2013-16)
  • Renvoyer un message avec des modifications
  • Rappeler un message
  • Paramétrer son message par défaut et sa messagerie

3. Les courriels : gestion et classement

  • Classement d'un message dans un dossier personnalisé
  • Utiliser les dossiers de recherche pour retrouver un message
  • Créer une règle pour un traitement automatique de vos messages
  • Les courriers indésirables

4. Archivage des messages

  • Découvrir les principes de l’archivage
  • Créer sa boite aux lettres pour l'archivage
  • Paramétrer son archivage automatique
  • Archiver manuellement
  • Ouvrir et fermer sa boite aux lettres d’archivage

5. Utiliser son calendrier

  • Les différents modes d'affichage du calendrier
  • Rappels sur les rendez-vous et les événements
  • Classer une entrée de calendrier dans une catégorie
  • Rechercher une entrée de calendrier sans connaitre sa date
  • Insérer les jours fériés
  • Rendre confidentiel une entrée de calendrier
  • Envoyer le calendrier par courrier électronique
  • Créer une réunion et inviter des participants
  • Voir les disponibilités des participants invités
  • Trouver un créneau horaire où tous les participants seront disponibles
  • Réserver une salle de réunion ou une ressource avec l'invitation
  • Gérer les retours de vos invitations : (refus, acceptation,...)
  • Replanifier une invitation
  • Créer un agenda de groupe
  • Paramétrer son calendrier
  • Imprimer son calendrier

6. Les tâches

  • Présentation des tâches
  • Créer et suivre une tâche
  • Trier et classer les tâches par ordre de priorité
  • Déléguer une tâche
  • Affichage des tâches sur le calendrier et dans l'interface d'Outlook
  • Transformer un message en tâche
  • Envoyer le rapport d’état

7. Le travail de groupe

  • Déléguer à des collaborateurs des modules Outlook
  • Afficher les modules partagés
  • Modifier les droits de partage
 
Durée : 1 jour

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